为贯彻执行国家《档案法》，加强档案管理，发挥档案作用，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化，特制定《亳州师范高等专科学校继续教育中心档案管理制度》。
一、规定范围
本规定所称的档案是上级下发的有关文件；继续教育中心在各级各类培训、职业技能鉴定、自学考试等各项工作及其它活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图标、声像等不同载体的文件材料。具体类别有：
1、上级有关文件：包括针对继续教育中心的有关文件；一般文件等。
2、继续教育发展规划。
3、本中心的工作计划、总结。
4、继续教育中心的各种请示、报告及批复。
5、本中心制订有关学籍管理的规定、办法等。
6、各类培训、考试向建立地学生审批表、学生学籍表及成绩表等。
7、学生学籍变更材料。
8、学生奖惩材料。
9、我中心制订的关于教学管理、教学计划、方案、教学大纲等。
10、教学检查、督查工作的记录，教学质量评估材料。
11、毕业生合影照片。
12、审核发放的毕业证书、学士学位证书登记名册。
13、继续教育中心与外单位签订的重要协议书、合同书。
14、以继续教育中心校级编号下发的文件。
15、重要活动的资料。
16、其它有保存价值的文件材料及声像材料。
三、各科室应及时按照国家和学校有关规定，对应该归档的各类材料整理，按要求报经主管领导审定后，及时向学校档案室移交，其它文书档案资料按照类别分布在继续教育中心办公室和各科室管理。
四、借阅档案或档案材料须经主管领导同意并办理有关手续后方可借阅。
五、档案入室时应严格进行清点，保证帐、物相符一致。归还的档案要及时入室归位，保证归档材料完整无缺。
六、定期对档案存放情况进行检查，发现问题及时处理，并尽快向有关领导汇报。
七、档案管理人员调动工作时，需办理交接、清点手续。
