亳州学院外事接待管理办法
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发布人:xbadmin  发布时间:2020-12-15   动态浏览次数:38

机关各部门、院直各单位:

   《亳州学院外事接待管理办法》已经20201116日第19次院长办公会和1123日第37次党委会研究同意,现印发给你们,请遵照执行。

  

            亳州学院

              20201127

  

亳州学院外事接待管理办法

第一章 总 则

第一条根据省委省政府《关于改进工作作风 密切联系群众的规定》(皖发〔201227号)有关要求,为进一步规范外事接待工作,加强外事接待经费管理,参照财政部《关于印发<中央和国家机关外宾接待经费管理办法>的通知》(财行〔2013533号)和《安徽省财政厅关于印发<安徽省省直机关外宾接待经费管理办法>的通知》(财行〔201487号)等有关涉外管理规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法中的“外事接待”是指基于国际合作交流事务而开展的涉外正式接待,接待对象包括来访我校的海外院校、外国政府及非政府组织人员等。来访目的包括参观访问、合作洽谈、学术交流、教学科研、工作会晤及参加我校组织的各类活动。

第三条外事接待应坚持服务学校教学与科研、务实节俭、友好对等、不卑不亢的原则。

第四条外事接待按照有关外事管理规定,实行归口管理,分级负责。院办公室是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外事接待的管理和协调工作,各二级单位负责本单位的外事接待活动,并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章 接待管理

第五条邀请外宾来访应当按照有关外事管理规定,严格执行计划审批规定。未经批准或授权,不得对外发出正式邀请或作出承诺。接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数,费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内,不得突破。

第六条邀请外宾来访应结合学校学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划,提高计划性,尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第七条外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备,组织相关专业人员参加业务商谈,力求产生实际效益和成果。

第八条接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作,包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等,填写《亳州学院国(境)外人员短期来访申请表》,报院办公室备案。必要时,应当报院办公室审核批准。

第九条参加外事接待活动的人员应严格遵守外事纪律和外事礼仪,注意着装整洁;参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装;会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。

第十条接待活动中若涉及重要外事活动,如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜,必须做好背景资料等相关文本,并提前1个月报院办公室和相关部门审核。

第十一条各类会见、仪式等接待活动,一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡邀请学校领导参加的外事接待活动,接待单位应提前1周将接待计划报院办公室审核,由院办公室邀请学校领导出席。

有下列来访人员或活动,可邀请学校领导出席会见:

(一)外国政府和国际组织重要官员;

(二)国外大学校级领导;

(三)国际知名专家学者;

(四)曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表;

(五)国际知名机构和公司高层管理人员及研究人员;

(六)其他对我校有特殊贡献的人员;

(七)校际合作签字仪式;

(八)在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动;

(九)重要捐赠仪式。

第十二条外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片(视频)等。接待任务完成后1周内,接待单位须向院办公室提交接待工作总结(包括文字、照片、视频,内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等)。

第十三条对于外宾来校进行演讲、讲座、报告、宣讲等,应按学校相关规定报院办公室、科研处、党委宣传部、后勤与保卫处备案和审批。遇外国记者或其他外籍人士采访、调查,应立即报告党委宣传部审批备案。

第十四条国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助(赠)和开展社会调查等,必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助(赠)目的等情况,并书面向院办公室和党委宣传部报告,经批准后实施。

第十五条外事接待活动中一般不安排校外参观活动。

第十六条接待过程中应注意外宾安全,包括交通安全、人身安全、财产安全等,提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十七条外事接待中应注意保密,严格遵守有关保密规定,不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位,并事先组织对我方参加接待人员进行教育、培训和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核,严格把关。

第三章 经费管理

第十八条院办公室应制定外事接待专项经费预算,用于学校外事接待开支,同时应根据互惠对等原则或外事交流协议等,区分为全部招待、部分招待和外宾自理。

第十九条接待单位应从严、从紧控制外事接待费用,严格执行接待费用开支标准,不得突破,不得以其他名目虚假列支接待费用。

第二十条外宾接待费的报销支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行,采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付。

第二十一条外宾接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、国内交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第二十二条外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华。学校应结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议,争取优惠价格。

第二十三条外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡采用自助餐等形式。

第二十四条宴请外宾严禁讲排场,可按经费标准安排在符合规定的涉外酒店或餐馆,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费。

(一)外宾宴请费(不含酒水、饮料)标准按《安徽省省直机关外宾接待管理办法》(财行〔201487号)执行:正、副省级人员出面举办的宴会,每人每次300元;厅局级及以下人员出面举办的宴会,每人每次220元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。酒水、饮料不得超过宴请费的三分之一。

(二)宴请应当根据礼宾要求和工作需要,选择合适的陪餐人员,从严掌控陪餐人员人数。外宾5人(含5人)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第二十五条交通费按照以下规定开支:

(一)需动用公车作为交通工具接送外宾的,由相关单位填写《亳州学院公务用车申请单》报院办公室及校领导审批后,由院办公室根据实际情况安排。

(二)确需使用车辆但学校公车又无法调配的情况下,可填写《亳州学院公务用车申请单》经相关部门及校领导审批后,租用有合格资质的社会运营车辆承担接送任务,费用实报实销。报销时需提供《亳州学院公务用车申请单》。

(三)外宾用车应当根据实际情况安排,除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴车或大巴车。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

第二十六条对外赠礼按照以下办法执行:

(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有亳州特色、学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。

(二)赠礼对象一般仅为对方团长夫妇,必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次,学校已赠礼品的,其他单位不再赠礼。如外方赠礼,则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。

(三)对外赠礼每人次礼品不得超过200元;一般人员可以视情况赠送小纪念品。

(四)对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者,确有必要的,每人次礼品不得超过400元。

第二十七条外宾来校访问期间,原则上不安排旅游参观活动,各类旅游景点门票应由外宾自理。如确有需要安排,应事先在外宾接待计划中单独列出,经校领导同意,按财务审批流程据实报销。

如需陪同外宾赴外地访问,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照我校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同行的,经校领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

第二十八条接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要不能按时用餐的,经接待单位领导批准,可领取误餐补助,标准为每人每次50元。

第二十九条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,均由外宾自理。

第三十条除涉密内容和事项外,外宾接待经费的预决算应当按照预决算信息公开的有关规定,及时公开,接受社会监督。

第三十一条纪委办、院办、财务处等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查,各单位应如实提供包括接待计划、经费预算、开支报销凭证等在内的相关资料,主动配合接受检查,并认真落实检查意见。

第三十二条违反本办法规定,有下列行为之一的,按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金,并依纪依法追究有关人员责任:

(一)擅自提高接待开支标准的;

(二)计划未经批准接待外宾的;

(三)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关费用的;

(四)使用虚假发票报销接待费用的;

(五)虚报外宾接待级别、人数、天数,套取接待经费的;

(六)其他违反本办法的行为。

第四章 附 则

第三十三条港澳台地区来宾的接待参照本办法执行。

第三十四条国(境)外教育、科技、文化、卫生和体育机构和团体,以及非政府组织的工作人员参照执行的行政级别由主管外事校领导酌定。

第三十四条本办法由院办公室负责解释。

第三十五条本办法自发布之日起施行。

附件:亳州学院国(境)外人员短期来访申请表.doc